Pour planifier un rendez-vous dans votre calendrier, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Calendrier » ;
3. A gauche de votre écran, cliquez sur « Nouveau rendez-vous » ;
4. Saisissez le sujet du rendez-vous ;
5. Cliquez sur « Participants » pour les sélectionner parmi vos contacts ;
6. Ajoutez un emplacement, une date et une heure de rendez-vous ;
7. En bas de l’écran, une fenêtre de texte vous permet d’envoyer un message personnalisé dans l’invitation au rendez-vous ;
8. Cliquez sur « Enregistrer et fermer » en haut de votre écran.

Le rendez-vous est enregistré dans votre agenda et une invitation sera envoyée par mail aux participants.

Vous pouvez saisir directement son adresse mail dans le champ « Participants ». Séparez plusieurs adresses par un point-virgule (;).

Lorsque vous ajoutez des participants à un rendez-vous, le planificateur s’affiche automatiquement. Il permet de visualiser les disponibilités :

• case blanche : disponible ;
• case colorée : occupé ou indisponible.

Vous pouvez ainsi choisir le meilleur créneau avant de valider le rendez-vous.

Pour modifier un rendez-vous planifié dans votre calendrier suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Calendrier » ;
3. Faites un double clic gauche sur le rendez-vous que vous souhaitez modifier ;
4. Effectuez les modifications souhaitées ;
5. Cliquez sur « Enregistrer et fermer » en haut de votre écran.

Si le rendez-vous comporte des participants, l’enregistrement des modifications envoie automatiquement une mise à jour de l’invitation. Cette notification ne peut pas être désactivée.

Pour déplacer un rendez-vous :

1. Ouvrez le calendrier ;
2. Faites un clic droit sur le rendez-vous à déplacer ;
3. Choisissez « Déplacer » ;
4. Une fenêtre avec l’arborescence des calendriers s’ouvre, choisissez le calendrier souhaité ;
5. Cliquez sur « OK ».

Le rendez-vous est automatiquement déplacé.

Cliquez sur le rendez-vous puis cliquez sur « Supprimer ».
Une notification d’annulation est envoyée aux participants.

Pour créer un rendez-vous avec un lien de visioconférence, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Calendrier » ;
3. Cliquez sur « Nouveau rendez-vous » ;
4. Renseignez le sujet, la date, l’heure et les participants ;
5. Cliquez sur le bouton « Visio-Agents » ;
6. Choisissez soit « Créer un lien Visio-Agents », soit une salle existante ;
7. Vérifiez les informations du rendez-vous ;
8. Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer les invitations aux participants.

Le lien de visioconférence est automatiquement ajouté au rendez-vous.

Pour créer un rendez-vous récurrent :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Créez un nouveau rendez-vous dans le calendrier ;
3. Cliquez sur le menu « Répéter » situé à droite;
4. Choisissez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.) ;
5. Définissez la période de répétition ;
6. Enregistrez le rendez-vous.

Le rendez-vous sera automatiquement répété selon les paramètres définis.

Pour rendre un rendez-vous privé :

1. Ouvrez ou créez le rendez-vous ;
2. Cochez l’option « Privé » ;
3. Enregistrez.

Les autres utilisateurs verront uniquement un créneau occupé.

Quand vous cliquez sur un créneau de votre agenda, la fenêtre Quickadd permettant de créer rapidement un rendez-vous apparaît par défaut.
Si vous ne souhaitez pas que cette fenêtre apparaisse :

1. Rendez-vous dans l’onglet « Préférences » ;
2. Choisissez sur « Calendrier » ;
3. Dans la rubrique « Création des rendez-vous », décocher « Boîtes de dialogue QuickAdd » ;
4. Cliquez sur « Enregistrer »

Pour transformer un mail en rendez-vous :

1. Ouvrez le mail concerné ;
2. Cliquez sur « Actions » ;
3. Sélectionnez « Créer un rendez-vous » ;
4. Vérifiez les informations ;
5. Enregistrez le rendez-vous.

Vérifiez les points suivants :

• le calendrier dans lequel le rendez-vous a été créé est bien sélectionné (coché) dans le panneau de gauche ;
• vous consultez la bonne période (jour, semaine ou mois) ;
• le rendez-vous n’a pas été créé dans un autre calendrier (personnel, partagé, etc.) ;
• le rendez-vous n’a pas été déplacé ou supprimé ;
• actualisez la page à l’aide de la flèche située sous votre nom.

Vous pouvez rechercher un rendez-vous à l’aide de la barre de recherche de la messagerie.

1. Cliquez sur la flèche située dans la barre de recherche ;
2. Sélectionnez « Rendez-vous » ;
3. Saisissez un mot-clé (titre, lieu ou participant) ;
4. Cliquez sur la loupe pour lancer la recherche.

Vous pouvez créer plusieurs calendriers :

• un par projet ;
• un par équipe ;
• un personnel.

Chaque calendrier peut être affiché ou masqué indépendamment.

Pour créer un calendrier personnalisé :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Calendrier » ;
3. Dans l’arborescence des calendriers, cliquez sur la roue crantée ⚙️ ;
4. Sélectionnez « Nouveau calendrier » ;
5. Donnez un nom et une couleur au calendrier ;
6. Validez la création.

Le calendrier apparaît ensuite dans votre liste de calendriers.

Dans l’onglet « Calendrier », vous pouvez choisir les calendriers visibles à l’écran. Pour cela :

1. Allez dans l’arborescence des calendriers ;
2. Cochez ou décochez le calendrier souhaité.

Si vous avez beaucoup de calendriers à décocher, cliquez sur la roue crantée ⚙️ et choisissez « Décochez tout ».

Le calendrier principal ne peut pas être renommé ni supprimé.

Il s’agit du calendrier par défaut associé à votre compte de messagerie.

Vous pouvez uniquement :

• y ajouter ou supprimer des rendez-vous ;
• masquer son affichage en le décochant dans l’arborescence des calendriers.

Si vous souhaitez organiser votre activité, il est recommandé de créer des calendriers personnalisés.

Pour supprimer un calendrier :

1. Ouvrez l’onglet « Calendrier » ;
2. Faites un clic droit sur le calendrier concerné ;
3. Cliquez sur « Supprimer » ;
4. Le calendrier est déplacé dans la corbeille.

Il est possible de le restaurer depuis la corbeille si nécessaire.

Pour restaurer un calendrier supprimé :

1. Ouvrez l’onglet « Calendrier » ;
2. Accédez à la corbeille des calendriers ;
3. Faites un clic droit sur le calendrier ;
4. Cliquez sur « Déplacer » ;
5. Choisissez l’emplacement souhaité.

Le calendrier est remis dans votre arborescence.

Vous pouvez partager un calendrier avec un autre utilisateur de la messagerie nationale.

Pour cela :

1. Rendez-vous dans l’onglet « Calendrier » ;
2. Faites un clic droit sur le calendrier à partager ;
3. Sélectionnez « Partager le calendrier » ;
4. Saisissez le nom ou l’adresse de la personne concernée ;
5. Définissez les droits d’accès ;
6. Validez le partage.

Le partage « Public (Lecture seule, pas de mot de passe) » peut être accessible au-delà des seuls destinataires que vous auriez identifiés. Les partages publics peuvent être visibles par d’autres utilisateurs de la messagerie.
N’utilisez cette option que si les informations concernées sont destinées à être diffusées largement et ne contiennent aucune donnée confidentielle ou sensible. Dans tous les autres cas, privilégiez un partage avec des utilisateurs ou des groupes internes.

Lorsqu’un calendrier vous est partagé, une invitation est envoyée dans votre messagerie.

Pour l’accepter :

1. Ouvrez le message d’invitation ;
2. Cliquez sur « Accepter » ;
3. Le calendrier apparaît dans votre arborescence.

Pour imprimer :

1. Ouvrez l’onglet concerné ;
2. Cliquez sur le bouton imprimante ;
3. Choisissez la vue ;
4. Validez.