Oui, vous pouvez adapter l’affichage de vos mails pour améliorer votre confort de lecture.

Dans la messagerie, vous pouvez modifier plusieurs paramètres d’affichage :

• Modifier le mode d’affichage des mails

  1. Rendez-vous dans l’onglet « Mail »;
  2. Cliquez sur le bouton « Affichage » situé en haut à droite de votre écran ;
  3. Choisissez entre :
     • Affichage par conversation :
       Les mails sont regroupés par sujet.
       Tous les échanges (réponses et transferts) apparaissent dans un seul fil.
       Cela permet de suivre facilement une discussion complète sans rechercher chaque message.
     • Affichage par mail :
       Chaque mail apparaît séparément, dans l’ordre de réception.
       Cela permet de voir chaque message individuellement, sans regroupement.

• Modifier le panneau de lecture

  1. Cliquez sur le bouton « Affichage » situé en haut à droite de votre écran ;
  2. Dans le menu d’affichage, sélectionnez « Panneau de lecture » ;
  3. Choisissez son emplacement : à droite des mails, en bas ou désactivé.

• Trier vos mails

  1. Cliquez sur le bouton « Affichage » situé en haut à droite de votre écran ;
  2. Dans le menu d’affichage, sélectionnez « Trier par » ;
  3. Choisissez le critère souhaité (date, expéditeur, objet… ).

  Le tri peut également être modifié en cliquant sur l’en-tête des colonnes dans la liste des mails.
  Le tri change automatiquement en cliquant sur la ligne grisée au dessus de la liste des mails (croissant/décroissant).

Vous pouvez retrouver un mail dans votre messagerie grâce à des mots-clés de recherche.

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Assurez-vous d’être dans l’onglet « Mail » ;
3. Dans le champ de recherche en haut à droite de votre écran, saisissez l’objet de votre recherche ;
4. Cliquez sur la loupe à droite du champ de recherche ;
5. Sur la gauche de votre écran, une liste de filtres vous permet d’affiner votre recherche.

La liste des mails contenant votre objet de recherche s’affiche.

Vous pouvez retrouver un contact dans votre messagerie grâce à des mots-clés de recherche.

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Assurez-vous d’être dans l’onglet « Contacts » ;
3. Dans le champ de recherche en haut à droit de votre écran, saisissez l’objet de votre recherche ;
4. Cliquez sur la loupe à droite du champ de recherche ;
5. Sur la gauche de votre écran, une liste de filtres vous permet d’affiner votre recherche.

La liste des contacts contenant votre objet de recherche s’affiche.

La recherche sur Zimbra est globale. Elle nécessite souvent des filtres pour effectuer des recherches plus précises.
Vous pouvez améliorer votre recherche en précisant l’expéditeur, le destinataire, la date, le type de contenu ou encore le dossier ciblé.
Évitez les termes trop génériques, qui risquent de renvoyer un trop grand nombre de résultats.

Pour plus d’informations, consulter le tutoriel.

Quand vous videz une corbeille d’un onglet, cela vide toutes les autres corbeilles.
Par exemple, si vous videz la corbeille des Contacts cela vide également la corbeille des Mails, Calendriers, Tâches.
Les mails, contacts, événements et tâches supprimés de la corbeille sont encore récupérables pendant 30 jours (30 jours à partir de la date où on a vidé la corbeille) en effectuant un clic droit sur la corbeille et en choisissant « Restaurer les objets supprimés ».

Pour ajouter un dossier de mails, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Assurez-vous d’être dans l’onglet « Mail » ;
3. A gauche de votre écran, faites un cliquez sur la roue crantée à droit de « Dossiers de mail » ;
4. Cliquez sur « Nouveau dossier »
5. Renseignez le nom et la couleur du dossier à créer ;
6. Sélectionnez l’emplacement du nouveau dossier ;
7. Cliquez sur « OK ».

Votre dossier de mails est créé. Il apparait sous le dossier choisi.

Pour supprimer un dossier de mails, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Assurez-vous d’être dans l’onglet « Mail » ;
3. A gauche de votre écran, faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez supprimer ;
4. Sélectionnez « Supprimer ».

Votre dossier de mails est supprimé.

Pour déplacer un dossier de mails, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Assurez-vous d’être dans l’onglet « Mail » ;
3. A gauche de votre écran, faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez déplacer ;
4. Sélectionnez « Déplacer » ;
5. Sélectionnez l’emplacement souhaité ;
6. Cliquez sur « OK ».

Votre dossier de mails est déplacé.

Vous pouvez classer vos mails dans des dossiers afin de mieux les organiser. Pour créer ou utiliser un dossier :

1. Ouvrez votre messagerie ;
2. Assurez-vous d’être dans l’onglet « Mail » ;
3. Dans le panneau de gauche, faites un clic droit sur « Dossiers de mails» ;
4. Sélectionnez « Nouveau dossier » ;
5. Donnez un nom au dossier ;
6. Glissez-déposez vos mails dans ce dossier.

Vous pouvez également sélectionner tous les mails à déplacer dans ce dossier et faire un clic droit puis sélectionner déplacer puis choisir le dossier de destination.

Pour envoyer un message automatique d’absence, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Préférences » en haut de votre écran ;
3. A gauche de la fenêtre cliquez sur l’onglet « Hors du bureau » ;
4. Cochez la case « Envoyer un mail de réponse automatique » ;
5. Dans la fenêtre « Message de réponse automatique », saisissez le contenu de votre message ;
6. Choisissez la période où votre message doit être envoyé ;
7. En haut de votre écran, cliquez sur « Enregistrer ».

La signature d’un mail est un texte personnalisé qui est inséré automatiquement en tant qu’en-tête ou pied de page de vos mails.
Pour définir une nouvelle signature, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Préférences » en haut de votre écran ;
3. A gauche de la page, cliquez sur « Signatures » ;
4. Au centre, dans la section « Signatures », renseignez un nom pour identifier votre signature ;
5. En dessous du nom, saisissez le contenu que vous souhaitez insérer automatiquement dans vos mails ;
6. En haut de votre écran, cliquez sur « *Enregistrer ».

Votre nouvelle signature est créée.

Pour garantir la lisibilité et limiter la taille des mails, il est recommandé de respecter les bonnes pratiques suivantes :

• Les informations (nom, prénom, service, téléphone…) doivent rester en texte, et non dans une image.
• Placez en image uniquement un élément visuel utile, comme un logo.
• Privilégiez une image hébergée sur Internet (recommandé).
• Utilisez des formats simples : PNG ou JPEG.
• Si vous utilisez une image depuis votre ordinateur, privilégiez une image très légère (moins de 10 Ko). Les images plus volumineuses sont possibles (jusqu’à 1 Mo) mais déconseillées car elles alourdissent le mail.

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Les étapes ci-dessous vous permettent d’intégrer cette signature à vos mails :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Préférences » en haut de votre écran ;
3. A gauche de la page, cliquez sur « Signatures » ;
4. Au centre, dans la section « Utilisation des signatures », sélectionnez dans les deux listes déroulantes, les signatures que vous souhaitez insérer dans vos nouveaux messages ainsi que dans vos mails de réponse ;
5. Choisissiez la position de votre signature en en-tête ou pied de page de vos mails.

Votre nouvelle signature apparait désormais de manière automatique dans vos mails.

Vous pouvez supprimer ponctuellement votre signature lorsque vous écrivez un nouveau mail en suivant les étapes ci-dessous :

1. Assurez-vous d’être sur la fenêtre du mail que vous souhaitez rédiger ;
2. Cliquez sur « Options » en haut de votre écran ;
3. Sélectionnez « Signature » ;
4. Cliquez sur « Ne pas inclure de signature ».

Votre signature n’apparaitra pas dans le mail que vous êtes en train de rédiger.

Lorsque votre boîte mail est pleine, voici quelques étapes à suivre :

• Supprimez les mails inutiles : Passez en revue vos mails et supprimez ceux qui ne sont plus nécessaires comme les spams, les newsletters et messages devenus obsolètes.
• Videz votre corbeille : Une fois les mails obsolètes supprimés, videz votre dossier « Corbeille » en faisant un clic droit sur le dossier « Corbeille » puis choisissez « Vider la corbeille ».

Si vous avez suivi ces étapes et que votre boîte mail est toujours pleine, contactez votre dispositif d’assistance académique.

Il n’est pas possible de partager l’intégralité de votre boîte nominative avec un autre utilisateur mais vous pouvez partager un ou plusieurs dossiers de messagerie.

Pour partager un dossier de messagerie, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Mail » en haut de votre écran ;
3. À gauche de la fenêtre faites un clic droit sur le dossier de messagerie à partager ;
4. Choisissez avec qui partager ce dossier et attribuez-lui un rôle ;
5. Cliquez sur « OK ».

Le destinataire du partage devra accepter le partage pour qu’il soit effectif.

Le partage « Public (Lecture seule, pas de mot de passe) » n’est pas disponible pour les dossiers de messagerie. Seul un partage avec des utilisateurs ou des groupes internes peut être effectué.

La politique de sécurité des systèmes d’information ne permet pas la redirection automatique des mails de votre messagerie professionnelle vers une autre adresse mail.

Par défaut,toutes les 5 minutes, la messagerie vérifie s’il y a des nouveaux mails.
Cette valeur peut être modifiée dans les Préférences > Mail > Affichage des mails> Vérifier l’existence de nouveaux messages.
Valeur conseillée : entre 5 et 10 minutes mais pas en dessous de 5 pour que votre travail ne soit pas interrompu trop souvent.