L’hameçonnage (ou phishing en anglais) désigne une technique frauduleuse qui consiste à usurper l’identité d’un organisme connu (banque, opérateurs, etc) ou d’un proche pour récupérer des informations. Quelques règles simples permettent de l’éviter.

• Ne cliquez jamais sur un lien ou une pièce jointe qui vous semblent douteux. En cas de suspicion, passez la souris sur le lien pour voir apparaître l’adresse vers laquelle il dirige et appréciez sa légitimité.
• Ne répondez jamais à un mail suspect. Au moindre doute, contactez l’expéditeur par un autre canal.
• Méfiez-vous avant de numériser un code QR reçu par mail, surtout s’il est contenu dans une pièce jointe sans contexte. Si le code est censé vous renvoyer sur la page d’une enseigne connue par exemple, ne le scannez pas et rendez-vous sur cette dernière directement. Il n’y a en théorie aucune raison de vous demander l’usage d’un code QR par mail.
• Si vous pensez que vos informations d’identification ont été compromises, si vous avez le moindre doute, changez immédiatement votre mot de passe en utilisant les outils de réinitialisation mis à disposition par votre académie.

Reconnaître un mail frauduleux peut être difficile, car les attaquants sont très habiles pour imiter les communications légitimes.
Cependant, voici quelques signes à surveiller qui peuvent indiquer qu’un mail est frauduleux :

• Expéditeur suspect : Vérifiez l’adresse mail de l’expéditeur. Si elle semble inhabituelle ou ne correspond pas à une adresse de l’entreprise ou de l’organisation prétendument représentée, cela peut être un signe de fraude.
• Demandes inhabituelles ou urgentes : Méfiez-vous des mails demandant des informations sensibles de manière inhabituelle ou urgente, comme des mots de passe, des informations financières ou des numéros de sécurité sociale.
• Fautes d’orthographe et de grammaire : Les mails frauduleux contiennent souvent des fautes d’orthographe, de grammaire ou des tournures de phrases étranges, ce qui est inhabituel pour les communications professionnelles légitimes.
• Liens suspects : Ne cliquez pas sur les liens dans les mails suspects. Passez le curseur de la souris sur les liens pour voir l’adresse URL réelle et assurez-vous qu’elle correspond à celle attendue. Méfiez-vous des URL raccourcies ou des adresses URL qui ne correspondent pas au domaine de l’entreprise ou de l’organisation prétendument représentée.
• Pièces jointes suspectes : Ne téléchargez pas des pièces jointes provenant de mails suspects. En particulier si elles sont dans des formats inhabituels ou si vous ne vous attendiez pas à les recevoir.
• Ton alarmiste : Méfiez-vous des mails qui utilisent un ton alarmiste pour vous inciter à agir rapidement, comme la menace de suspendre un compte si vous ne fournissez pas immédiatement des informations.

Si vous recevez un mail suspect, voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous protéger :

• Ne pas répondre ni cliquer sur les liens : Ne répondez pas au mail et ne cliquez sur aucun lien ou pièce jointe suspecte. Cela pourrait entraîner le téléchargement de logiciels malveillants sur votre appareil ou diriger vers des sites web frauduleux.
• Signaler le mail comme spam ou phishing : Dans votre messagerie en ligne, une fonctionnalité propose de déclarer chaque mail suspect comme “spam”. Utilisez cette fonctionnalité pour que les prochains mails de l’expéditeur soient automatiquement classés dans votre dossier “Spams”
• Vérifier l’authenticité du mail : Si vous avez des doutes sur l’authenticité du mail, prévenez votre dispositif d’assistance académique. Vérifiez également les informations mises en ligne sur votre intranet, des alertes peuvent vous confirmer que le mail reçu est frauduleux.
• Mettre à jour vos logiciels de sécurité : Les mises à jour de vos équipements professionnels sont en général gérées directement par les équipes techniques de votre académie, vous n’avez donc rien à faire. Pensez à mettre à jour votre antivirus et les mises à jour de sécurité sur vos équipements personnels.
• Informer vos collègues : N’hésitez pas à alerter vos collègues si vous avez confirmation que le mail reçu est un mail frauduleux.
• Sécuriser votre compte : Si vous pensez que vos informations d’identification ont été compromises, si vous avez le moindre doute, changez immédiatement votre mot de passe en utilisant les outils de réinitialisation mis à disposition par votre académie.

Pour sécuriser au mieux les accès à vos applications sensibles, certaines bonnes pratiques sont à suivre lorsque vous définissez votre mot de passe :

• Évitez les mots de passe simples ou évidents comme “azertyuiop” ou “123456”.
• Utilisez un mot de passe d’au moins 12 caractères, idéalement plus.
• Évitez d’inclure des informations personnelles telles que votre nom, votre date de naissance, le nom de vos enfants, de votre ville ou d’autres données facilement accessibles dans votre mot de passe.
• Utilisez un mot de passe complexe composé d’une combinaison de lettres (majuscules et minuscules), de chiffres et de caractères spéciaux. Par exemple, mémorisez une phrase puis utilisez la première lettre de chaque mot pour créer votre mot de passe.
• Changez régulièrement votre mot de passe, tous les 6 mois dans l’idéal.
• N’enregistrez pas votre mot de passe dans votre navigateur internet, surtout si vous utilisez un ordinateur partagé.

Le fait de recevoir cette notification automatique est tout à fait normal. Un système de protection antispam est mis en place pour protéger le contenu des serveurs hébergeant le service de messagerie. S’il détecte un mail suspicieux, il le bloque. Le système vous envoie régulièrement une notification de mise en quarantaine et vous propose de confirmer la quarantaine ou de libérer les mails bloqués pour le recevoir.

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Vous consultez votre messagerie en utilisant le navigateur de votre téléphone mobile et un message surligné en jaune apparaît de façon aléatoire sous l’objet de certains mails précisant que l’adresse mail de l’expéditeur est suspecte. Il s’agit d’un expéditeur que vous connaissez et l’adresse mail n’est en aucun cas suspecte. Il ne faut pas tenir compte de ce message aléatoire, il est connu des équipes en charge du service de messagerie et une réponse va y être apportée dans les meilleurs délais pour que cela n’apparaisse plus. A noter qu’un mail en provenance d’une adresse suspecte est bloqué par le système de protection antispam installé sur l’infrastructure qui héberge le service. Vous recevez régulièrement des notifications automatiques de mise en quarantaine, elles vous permettent de vérifier ces mails bloqués, de les libérer pour les recevoir ou de les supprimer.

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Les paramètres de sécurité de la nouvelle messagerie sont actuellement configurés de manière à refuser les mails avec des pièces jointes contenant des macros (sauf dans les fichiers PDF).

Certains exécutables et extensions sont également refusés : .pif | .vbs | .exe | .shb | .shs | .vbe | .wsc | .wsh | .msc | .msi | .msp | .reg | .sct | .bat | .chm | .isp | .cpl | .scr | .ade | .adp | .hta | .ins | .jar | .js | .jse | .lib | .mde | .mst | .nsh | .sys | .vxd | .wsf | .app | .apk | .com | .cmd | .dll | .lnk | .inf | .vb

D’autre part, les pièces jointes chiffrées par mot de passe, qui ne peuvent être analysées, sont également refusées.

Lorsque la pièce jointe contient des macros ou est protégée par mot de passe, le message est néanmoins distribué sans la pièce jointe bloquée. L’expéditeur et le destinataire reçoivent une notification les informant du retrait de la pièce jointe pour des raisons de sécurité.

Si vous avez une pièce à joindre qui est concernée par ces refus, vous pouvez utiliser France transfert ou Filesender.

Enfin, la taille maximale d’un mail entrant ou sortant (pièces jointes incluses) est fixée à 15 Mo.

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Lorsque vous choisissez l’option Partage public pour un élément, toute personne utilisant la messagerie peut trouver votre partage.
N’utilisez cette option que si les informations concernées sont destinées à être diffusées largement et ne contiennent aucune donnée confidentielle ou sensible. Dans tous les autres cas, privilégiez un partage avec des utilisateurs ou des groupes internes.
Par mesure de sécurité, l’option de partage « Public » n’est pas disponible pour les dossiers de messagerie.

1. Évitez le partage public

• Privilégiez le partage restreint : partagez uniquement avec les utilisateurs ou groupes spécifiques qui en ont besoin.
• Utilisez des calendriers ou dossiers dédiés : créez un calendrier dédié pour les événements non sensibles (ex : jours fériés, congés d’équipe) et gardez votre calendrier personnel en partage restreint.

2. Si le partage public est indispensable

Si vous devez absolument utiliser un partage public (ex : événement ouvert à toute l’organisation) :
Limitez le contenu partagé :

• uniquement des informations non sensibles (ex : dates de réunions générales, événements publics)
• évitez les informations confidentielles (ex : noms, lieux précis, pièces jointes)

3. Vérifiez vos partages

• Consultez vos partages dans Préférences > Partages
• Supprimez les partages inutiles ou obsolètes

Si vous avez accidentellement partagé un élément en public :

Révoquez immédiatement le partage :

1. Faites un clic droit sur l’élément partagé ;

2. Choisissez « Editer propriétés » ;

3. Dans « Partages pour ce dossier » , en face « Public » cliquez sur « Retirer ».