Vous pouvez effectuer une recherche d’adresse mail dans l’annuaire des agents de votre messagerie en ligne.
Pour cela, dans la barre de recherche, cliquez sur la petite flèche et sélectionnez Annuaire des agents.
Lorsque l’ensemble des académies auront migré vers la nouvelle messagerie, il sera possible d’effectuer une recherche dans l’ensemble des annuaires académiques. Vous pourrez alors rechercher dans la messagerie en ligne l’adresse mail d’un correspondant affecté dans une autre académie.

Vous pouvez enregistrer des noms, des adresses mail, des numéros de téléphone et d’autres informations dans les contacts de votre messagerie nationale.

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Rendez-vous dans l’onglet « Contacts » en haut de votre écran ;
3. En haut à gauche, cliquez sur « Nouveau contact » ;
4. Saisissez le nom et le prénom de votre contact ;
5. Renseignez tous les autres champs que vous souhaitez ;
6. En haut à gauche, cliquez sur « Enregistrer ».

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Vous pouvez ajouter un expéditeur à vos contacts en cliquant sur son nom ou son adresse mail dans le message, puis en sélectionnant « Ajouter aux contacts ».

Un carnet d’adresses (ou dossier de contacts) permet de stocker, classer et partager vos contacts.
Un groupe de contacts permet de regrouper plusieurs adresses mail afin d’envoyer facilement un message à plusieurs destinataires en une seule fois.
Par exemple :

• utilisez un carnet d’adresses pour organiser vos contacts par service ou par projet ;
• utilisez un groupe de contacts pour envoyer un message à plusieurs personnes simultanément.

Les groupes de contacts ne sont pas synchronisés avec les fiches contacts. Les informations qu’ils contiennent doivent être mises à jour manuellement lorsqu’un contact est modifié.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Pour envoyer régulièrement un message aux mêmes personnes, vous devez créer un groupe de contacts.

Le carnet d’adresses (ou dossier de contacts) sert à organiser et stocker vos contacts, tandis que le groupe de contacts sert à constituer une liste de destinataires.

Pour créer un carnet d’adresses personnalisé (ou dossier de contacts), suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Rendez-vous dans l’onglet « Contacts » en haut de votre écran ;
3. A gauche de votre écran, faites un clic droit sur le dossier « Contacts » ;
4. Sélectionnez « Nouveau dossier de contacts » ;
5. Renseignez le nom et la couleur du dossier à créer ;
6. Cliquez sur « OK ».

Votre carnet d’adresses personnalisé est créé. Il apparait sous votre dossier « Contacts ».

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Pour déplacer un contact :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Rendez-vous dans l’onglet « Contacts » en haut de votre écran ;
3. Sélectionnez le contact concerné ;
4. Faites-le glisser vers le carnet d’adresses souhaité.

Vous pouvez également effectuer un clic droit sur le contact puis sélectionner l’option permettant de le déplacer vers un autre carnet d’adresses.

Il est possible de partager un carnet d’adresses (ou dossier de contacts) avec un autre agent du Ministère ou une personne extérieure à l’organisation.
Pour cela :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Rendez-vous dans l’onglet « Contacts » en haut de votre écran ;
3. Faites un clic droit sur le carnet d’adresses que vous souhaitez partager ;
4. Sélectionnez « Partager un dossier de contacts » ;
5. Renseignez les informations demandées ;
6. Validez le partage.

Pour créer un groupe de contacts :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Rendez-vous dans l’onglet « Contacts » en haut de votre écran;
3. En haut à gauche de votre écran, cliquez sur la petite flèche située sur le bouton « Nouveau contact »
4. Cliquez sur « Groupe » ;
5. Renseignez le nom du groupe ;
6. Ajoutez les adresses mail au groupe ;
7. Cliquez sur « Enregistrer ».
   Vous pourrez ensuite utiliser le nom du groupe dans le champ « À » lors de la rédaction d’un message.

Vous pouvez créer un groupe de contacts à partir de l’ensemble des contacts d’un carnet d’adresses (ou dossier de contacts).

1. Dans l’onglet « Contacts », sélectionnez un carnet d’adresses ;
2. Sélectionnez tous les contacts affichés avec Ctrl + A ;
3. Faites un clic droit sur la sélection ;
4. Choisissez « Groupe » puis « Nouveau groupe de contacts »;
5. Renseignez le nom du groupe ;
6. Cliquez sur « Ok ».

Vous pourrez ensuite utiliser le nom du groupe dans le champ « A » lors de la rédaction d’un message.

Si votre carnet d’adresses contient un grand nombre de contacts, il peut être nécessaire de procéder en plusieurs fois. Dans ce cas, utilisez Ctrl + A par lots successifs et ajoutez progressivement les membres au groupe afin de vous assurer que tous les contacts sont bien pris en compte.

Les groupes de contacts fonctionnent comme des listes d’adresses mail figées au moment de leur création ou de leur modification.
Lorsqu’une adresse est ajoutée à un groupe, celui-ci conserve cette information indépendamment de la fiche contact correspondante.
Par conséquent :

• une modification d’un contact n’est pas automatiquement répercutée dans les groupes ;
• une suppression d’un contact n’entraîne pas sa suppression des groupes ;
• une modification d’un groupe n’a aucun impact sur la fiche contact.

Après avoir modifié un contact ou un groupe, vérifiez les groupes concernés afin d’éviter l’envoi de messages à des adresses obsolètes.

Pour modifier un groupe de contacts :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Rendez-vous dans l’onglet « Contacts » en haut de votre écran;
3. Sélectionnez le groupe concerné ;
4. Cliquez sur « Modifier » ;
5. Ajoutez ou supprimez les membres souhaités ;
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Les modifications sont prises en compte uniquement dans le groupe concerné.

Oui. Un même contact peut appartenir à plusieurs groupes de contacts.
Les groupes de contacts sont indépendants des fiches contacts. Les informations contenues dans un groupe sont enregistrées au moment de sa création ou de sa modification.

Si vous modifiez ultérieurement la fiche d’un contact (nom, adresse mail, etc.), ces changements ne sont pas automatiquement répercutés dans les groupes auxquels il appartient.

Après avoir modifié un contact, il est recommandé de vérifier les groupes concernés et de les mettre à jour si nécessaire.

Pour supprimer un groupe de contacts :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Rendez-vous dans l’onglet « Contacts » en haut de votre écran;
3. Sélectionnez le groupe concerné ;
4. Faites un clic droit sur le groupe ;
5. Sélectionnez « Supprimer ».

Dans la messagerie, le partage s’effectue sur les carnets d’adresses (dossiers de contacts) et non sur les groupes de contacts.

Si vous souhaitez mettre à disposition une liste de contacts à d’autres utilisateurs, vous devez créer et partager un carnet d’adresses contenant ces contacts.