Une boîte fonctionnelle est un compte de messagerie partagé, utilisé par plusieurs personnes pour gérer des messages liés à une activité, un service (ex : support, contact, ressources humaines) ou un établissement (école, collège, lycée).

Elle est associée à une adresse mail, mais contrairement à une boîte personnelle, elle n’est pas rattachée à un utilisateur unique : elle correspond à une fonction ou à une équipe.

Pour vous connecter à votre compte de messagerie fonctionnelle dans la messagerie en ligne, utilisez vos paramètres d’authentification personnels. Votre compte de messagerie fonctionnelle apparaît comme un sous-dossier dans votre messagerie nominative dans l’arborescence des dossiers de classement de mails. Si votre compte n’apparait pas, cela signifie que vous n’avez pas encore les droits d’accès délégués. Dans ce cas, contactez le propriétaire du compte.

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Chaque compte de messagerie fonctionnelle est désormais rattaché à un propriétaire. Ce propriétaire dispose d’une fonctionnalité pour déléguer l’accès à ce compte. Il peut déléguer l’accès à un autre propriétaire, à un membre ou à un membre en lecture seule.

• Dans les établissements scolaires, les propriétaires par défaut sont les personnels de direction.
• Dans les services administratifs et annexes, les propriétaires sont définis lors de la création d’une messagerie fonctionnelle ou lors de recensements effectués par le service informatique.
  Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Pour connaître le propriétaire de la messagerie fonctionnelle que vous utilisez, rapprochez-vous de votre chef d’établissement ou du responsable de votre service.

Lorsque que vous vous connectez à votre messagerie en ligne avec vos paramètres d’authentification personnels, si votre compte de messagerie fonctionnelle n’apparaît pas comme sous-dossier dans votre arborescence de dossiers de classement de mails, suivez les étapes suivantes :
Tout d’abord, vérifiez que l’affichage de votre compte de messagerie fonctionnelle n’est pas masqué :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Préférences » en haut de votre écran ;
3. Sur la gauche, sélectionnez la rubrique « Boîtes fonctionnelles » ;
4. Au centre, dans la section « Gestion des boites fonctionnelles », si votre compte de messagerie fonctionnelle apparaît dans la liste, sélectionnez la boîte fonctionnelle à afficher ;
5. Dans la section « Paramètres boîte fonctionnelle », cliquez sur « Afficher » ;
6. En haut de votre écran, cliquez sur « Enregistrer ».

Si votre compte de messagerie fonctionnelle n’apparaît pas dans la liste, cela signifie que vous n’avez pas encore la délégation d’accès. Dans ce cas, contactez le propriétaire du compte.

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Pour accéder aux dossiers de mails de la boîte fonctionnelle :
Dans l’aborescence de mails, cliquez sur la petite flèche devant le nom de la boîte.
Lorsque la flèche est dirigée vers le bas, l’arborescence des dossiers de mails est visible.

Un propriétaire et un membre disposent des droits nécessaires pour la gestion complète du compte de messagerie fonctionnelle. Ils peuvent créer, modifier, déplacer ou supprimer un mail, un dossier de classement de mails, un contact, un rendez-vous dans le calendrier ou une tâche.

Le propriétaire dispose d’un droit supplémentaire lui permettant de partager un élément du compte de messagerie et d’affiner les droits liés à ce partage. Il est également le seul à pouvoir gérer les délégations d’accès dans les préférences de son compte.

Un membre en lecture seule ne dispose que des droits de consultation des mails, des rendez-vous, des tâches et du contenu du carnet d’adresses.

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Les étapes suivantes vous permettent de déléguer l’accès à cette messagerie à un autre personnel disposant d’une adresse mail nominative.

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Préférences » en haut de votre écran ;
3. Sur la gauche, sélectionnez la rubrique « Boîtes fonctionnelles » ;
4. Au centre, dans la section « Gestion des boites fonctionnelles », cliquez sur la ligne du compte de messagerie fonctionnelle ;
5. Dans la section « Paramètres boîte fonctionnelle », cliquez sur « Gérer les membres » ;
6. Cliquez sur « Ajouter un nouveau membre » ;
7. Renseignez l’adresse mail et le rôle que vous souhaitez attribuer à ce nouveau membre ;
8. Cliquez sur « Valider ».
9. En haut de votre écran, cliquez sur « Enregistrer ».

Vous pouvez déléguer l’accès à autant de membres que vous le souhaitez.

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Vous pouvez déléguer le rôle de propriétaire à autant de membres que vous souhaitez.

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Préférences » en haut de votre écran ;
3. Au centre, dans la section « Gestion des boites fonctionnelles », cliquez sur la ligne du compte de messagerie fonctionnelle que vous souhaitez déléguer ;
4. Dans la section « Paramètres boîte fonctionnelle », cliquez sur « Gérer les membres ».
5. La liste des membres du compte de messagerie fonctionnelle s’affiche.
   Identifiez le membre à qui vous souhaitez déléguer le rôle de propriétaire, puis cliquez sur l’icône en forme de crayon « Modifier droit » de sa ligne.
   Si le membre n’apparaît pas, recherchez-le en utilisant le bouton « Ajouter un membre » ;
6. Dans le champ « Rôle », utilisez la flèche déroulante pour sélectionner « Propriétaire » ;
7. Cliquez sur « Valider » pour confirmer les modifications.
8. En haut de votre écran, cliquez sur « Enregistrer ».

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Préférences » en haut de votre écran ;
3. Sur la gauche , sélectionnez la rubrique « Boîtes fonctionnelles » ;
4. Au centre, dans la section « Gestion des boites fonctionnelles », cliquez sur la ligne du compte de messagerie fonctionnelle que vous souhaitez afficher ou masquer ;
5. Cliquez sur « Afficher » ou sur « Masquer ».
6. En haut de votre écran, cliquez sur « Enregistrer ».

Pour rechercher un mail dans votre compte de messagerie fonctionnelle :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Mail » en haut de votre écran ;
3. Sur la gauche, dans l’arborescence repérez le compte où vous voulez effectuer la recherche ;
4. Faites un clic droit sur le dossier repéré ;
5. Un menu apparaît, sectionnez « Rechercher dans le dossier ».

La fenêtre de recherche disponible vous permet d’effectuer votre recherche en définissant un ou plusieurs critères.

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Le calendrier d’une messagerie fonctionnelle s’utilise comme celui de votre messagerie nominative. Propriétaire(s) et membre(s) peuvent créer des carnets d’adresses, créer des sous-calendriers, créer des rendez-vous, les modifier et les supprimer. Il est également possible de déplacer ces rendez-vous dans un autre calendrier, que ce soit le calendrier personnel ou celui d’un autre compte de messagerie fonctionnelle dont on est membre ou propriétaire.

Si vous voulez ajouter un rendez-vous au calendrier de votre messagerie fonctionnelle :

1. Dans l’onglet « Calendrier » de votre messagerie, cliquez sur « Nouveau rendez-vous » ;
2. Renseignez les informations nécessaires liées à ce rendez-vous ;
3. Sur la ligne « Affichage », cliquez sur la liste déroulante « Calendrier », et choisissez le calendrier du compte de messagerie fonctionnelle où vous souhaitez ajouter le rendez-vous ;
4. Cliquez sur « Enregistrer et fermer ».

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Dans un premier temps, vous allez rechercher le ou les calendriers de la boîte fonctionnelles que vous voulez afficher. Pour cela:

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Calendrier » en haut de votre écran ;
3. Cliquez ensuite sur la roue crantée au bout de « Calendriers »
4. Choisissez « Recherchez des partages » ;
5. Renseigner l’adresse de la boîte fonctionnelle puis cliquez sur « Rechercher » ;
6. Cochez le ou les calendriers à afficher ;
7. Cliquez sur « Ajouter ».

Le ou les calendriers de votre boîte fonctionnelle apparaissent dans vos calendriers personnels avec le nom “Calendar de la boîte fonctionnelle”.

Si votre boîte fonctionnelle est affichée, le calendrier apparaît en double une fois dans vos calendriers personnels et une fois dans les calendriers de la boîte fonctionnelle.

Dans un deuxième temps masquez votre boîte fonctionnelle.

Les mails de la boîtes fonctionnelles n’apparaissent plus dans votre arborescence de mails mais vous retrouvez les calendriers.

Le carnet d’adresses d’une messagerie fonctionnelle s’utilise comme celui de votre messagerie nominative. Propriétaire(s) et membre(s) peuvent créer des carnets d’adresses, créer des contacts, les modifier et les supprimer. Il est également possible de déplacer ces contacts dans un autre carnet d’adresses, que ce soit le carnet d’adresses personnel ou celui d’un autre compte de messagerie fonctionnelle dont on est membre ou propriétaire.

Si vous voulez ajouter un contact à la liste de contacts :

1. Dans l’onglet « Contacts » de votre messagerie, cliquez sur « Nouveau contact » ;
2. Cliquez sur le champ « Endroit » à droite, choisissez dans la liste le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter votre contact et cliquez sur « OK » ;
3. Renseignez ensuite les champs de la fiche contact ;
4. En haut de votre écran, cliquez sur « Enregistrer ».

Pour plus aller plus loin, vous pouvez consulter ce tutoriel.

Seuls les propriétaires de la boîte fonctionnelle peuvent activer ou désactiver cette réponse automatique.
Pour envoyer un message automatique d’absence pour ma boîte fonctionnelle , suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez votre messagerie en ligne ;
2. Cliquez sur l’onglet « Préférences » en haut de votre écran ;
3. A gauche de la fenêtre cliquez sur l’onglet « Boîte fonctionnelle » ;
4. Sélectionnez la boîte fonctionnelle concernée (vous devez en être propriétaire)
5. Cochez la case « Activé » pour la réponse automatique;
6. Dans la fenêtre « Message », saisissez le contenu de votre message ;
7. En haut de votre écran, cliquez sur « Enregistrer ».

Désormais, toute personne envoyant un mail à cette boîte fonctionnelle recevra automatiquement ce message.

Le message automatique s’active manuellement, sans paramétrage de dates de début ou de fin. Pensez à anticiper sa désactivation en vous assurant qu’un des propriétaires sera disponible à la date souhaitée.

Une messagerie fonctionnelle (ou boîte de service), est une boîte mail associée à une fonction ou un service, que plusieurs agents identifiés peuvent consulter depuis leur messagerie professionnelle. Elle fonctionne de la même manière que votre messagerie individuelle : elle garde trace des messages reçus, des messages envoyés, vous pouvez ranger les messages dans des sous-dossiers, etc. Les messageries fonctionnelles, ont un propriétaire qui définit les accès aux agents identifiés. Si vous êtes membre d’une messagerie fonctionnelle, elle apparaît comme un sous-dossier de votre messagerie nominative.

Une liste de diffusion, est utilisée pour envoyer des informations à un groupe de personnes précis. Lorsque que vous envoyez un mail à une liste de diffusion votre message est redirigé automatiquement vers les messageries des membres de cette liste.

Si des dossiers de classement sont créés dans une messagerie fonctionnelle, le propriétaire peut partager ces dossiers à un autre utilisateur. Pour cela, il fait un clic droit sur le dossier à partager et sélectionne « Partager le dossier ».
Pour plus aller plus loin, le propriétaire peut consulter ce tutoriel.

Le partage vers une boîte fonctionnelle n’est actuellement pas opérationnel : bien qu’il soit possible d’en initier la création, il ne peut pas être validé et ne peut donc pas être utilisé.
En revanche, il est possible de créer l’élément directement dans la boîte fonctionnelle (ou de le déplacer vers celle-ci) afin de le rendre accessible à l’ensemble de ses membres.

Les messages enregistrés sans être envoyés sont conservés dans le dossier « Brouillons » de votre boîte nominative.